書類・文章の電子化メリット・デメリット（2021年）
コロナ禍でリモートワークをする企業が増えています。
その中で見直されている書類の電子化、書類が発生しない企業はありません。大量の書類を前に、全部電子化してオフィスから書類をなくしたいと、一度は思ったことがあるのではないでしょうか。
仕事の業務を効率化する方法は数多くあります、その1つの方法が「書類、文章の電子化」です。
電子化にはたくさんのメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。
導入前にこのメリット・デメリットを導入前にしっかり把握しておくことが大切です。
この記事では、文章や書類を電子化するメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
もくじ
電子化のメリット
書類・文章の電子化には大きく5つのメリットがあります。
1.保管や紙の印刷にかかるコストを削減
書類を紙の状態で保管するには、当然保管する場所が必要です。大量の書類を保管するための倉庫や資料室などが必要で、維持管理コストがかかります。もちろん、倉庫や資料室に設置するキャビネット・棚なども必要です。
書類は定期的に処分をしていかないと書類は増える一方で、定期的に整理する必要もあるため、人件費もかかります。また紙ベースで仕事をすると、データを紙に起こすことになるので、印刷するコストも発生します。
電子化をすることによりこうしたコストや手間を一気に削減できるうえ、省スペース化にもつながります。
管理の手間も減らせるので、大幅な業務効率化が期待できます。
2.情報検索の向上、情報共有
紙の情報が膨大にある場合、必要な情報がのった資料を探し当てる作業に時間がかかることがよくあります。
部門別、年度・月別などに細かく整理していても、必要な情報にたどり着くまでにはいくらか時間がかかります。特に、普段使わない、閲覧頻度の低い書類などは、倉庫や資料室の奥に埋もれていて見つけにくいということもあるかもしれません。
書類をデータ化するとキーワードや条件などで検索できるので、欲しい資料をすぐに見つけることができます。
また、リモートワークや外出中でも複数人で資料を共有することができるため、業務の効率化を図れます。
3.紛失などセキュリティリスクを減らす
紙の資料や契約書の場合、置き忘れや間違って捨ててしまったなど、紛失のリスクがどうしてもつきまとってしまいます。
社外で大切な書類をなくしてしまった場合は、大変なセキュリティ事故となってしまいます。
書類を電子化すれば、こうしたセキュリティリスクを減らすことができます。
必要に応じてパスワードを設定して閲覧者を制限したり、バックアップを取って万一の紛失リスクに備えたりすることが可能です。
4.劣化の防止
紙の書類の場合、長年月日が経つと劣化による黄ばみや褪色を避けられません。いずれは字が見づらくなったり、ページが破れて必要な部分が読めなくなったりすることも考えられます。
その点、電子化をしておけば、どれだけ長い年月が経過しても劣化することがありません。
5.環境への配慮
会社として書類を電子化することにより、環境問題に取り組む前向きな姿勢を示すことができます。
近年ペーパーレス化の推進は、持続可能な社会への取り組みにもつながり、「環境破壊や地球温暖化などの問題に配慮している企業」として社会的な評価を受けられるでしょう。
電子化のデメリット
電子化にはたくさんのメリットがありますが、デメリットや注意点も一緒に知っておくことが大切です。
書類・文章の電子化には大きく5つのデメリットがあります。
1.大なり小なり業務改革が必要となる
書類を電子化することによりこれまでと業務のやり方が変わる場合があります。
書類の直接的な受け渡しがなくなったり、メールで資料を送付したり、紙の書類を渡していたときとは違う方法に慣れる必要がでてきます、その際、急激な業務改革により社内に混乱を招く恐れもあるため、書類の電子化に関する通達・共有を徹底することが大切になります。
2.紙での保管が必要な書類がある
電子化するといっても残念ながらすべての書類を電子化することはできません、中には契約や法律上の理由で電子化することができず、紙のまま保管しなければならない書類もあります。データと紙の両方で管理しなければならない点は、あらかじめ注意が必要になります。
3.電子化を推進するシステムの導入費用がかかる
電子化を実現させるために、多くの場合、システムやツールの導入が必要になる場合があります。システム・ツールの種類や会社の規模などによって、ある程度差が出るものの、初期費用をある程度の金額は見ておかなければなりません。
4.システムの障害により閲覧できなくなるケースもある
電子化された書類や資料は、サーバーやクラウドに保存することがほとんどです。システムの障害が起こったり、インターネットに繋がりにくい環境の場合。文章にアクセスできなくなる可能性があります。
またパソコンやタブレット機器の故障など、ハード面の理由により閲覧できなくなる場合もあります。
5.電子化（ペーパーレス化）に抵抗が生じる社員もいる
社内には、パソコンや新しいシステムの操作に抵抗がある人もいるかもしれません。特にベテラン社員の中からは、これまでの業務の進め方を変えることに難色を示す人が出てくる可能性もあります。
電子化のデータがさらに役立つツール・システム
電子化を進めるためには、紙の代わりとなるツールやシステムが必要になります。
ここでは大きく分けて2つのツールについてそれぞれの特徴を解説します。
クラウドストレージ
「クラウドストレージ」とは、インターネット上のクラウドに書類など電子化したデータを保存する方法のことです。
社内の専用パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなどどの端末からでもアクセスでき、外出先からも閲覧可能です。端末にデータを保存するわけではないので、盗難や紛失のリスクからも守られます。また、クラウド上でファイル編集ができるため、複数の人数で共同作業をすることもできます。
タブレット端末
タブレット端末を使えば、パソコンよりも手軽にデータベースにアクセスできます。
スマートフォンよりも大画面で、編集や更新作業などもしやすいのが特徴です。タブレット端末を導入する際は、自社のインターネット環境や導入するシステムとの相性がよいかチェックしましょう。
まとめ
書類を電子化することにより、業務の効率化やセキュリティリスクの低減など様々なメリットがあります。
デメリットもありますが、いったん電子化を実現させれば、デメリットを上回るメリットが期待できます。
株式会社ZOSでは、書類の電子化からパソコンやタブレット、クラウドサービス、各種補助金のご提案から申請代行まで、補助金のお手伝いもさせていただきます。
お気軽にご相談ください。
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